Seorang sekretaris memiliki peran yang tak kalah penting dalam kelancaran operasional perusahaan. Namun, apa yang menjadi tugas utama seorang sekretaris dan mengapa peran sekretaris begitu penting? Mari kita telusuri lebih dalam.
Apa Itu Sekretaris?
Secara umum, seorang sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab untuk menyediakan dukungan administratif dan menjaga kelancaran operasional suatu perusahaan. Seorang sekretaris yang bekerja di bawah super visi manajer atau direktur.
Peran dan Tanggung Jawab
Peran seorang sekretaris sangat penting dengan bervariasi tergantung pada jenis organisasi dan kebutuhan khusus manajer. Namun, ada beberapa tugas umum yang seringkali menjadi tanggung jawab seorang sekretaris sebagai berikut:
- Manajemen Jadwal : Menyusun jadwal pertemuan, membuat agenda rapat.
- Penyusunan Dokumen : Mengelola dokumen penting seperti surat, laporan, kontrak dan sebagainya.
- Komunikasi : mengikutsertakan komunikasi berbagai pihak termasuk panggilan telepon, dan pesan lainnya.
- Administrasi Umum : Melaksanakan tugas administratif umum seperti membuat agenda perjalanan dinas dan pengelolaan korespondensi.
- Dukungan Manajemen : Manajemen mendorong pengambilan keputusan dengan menyajikan data dan informasi yang relevan.
- Pengelolaan Informasi : Mampu menjaga keamanan dan melindungi informasi perusahaan, serta mengelola arsip dan basis data.
Keterampilan yang diperlukan
Peran sebagai seorang sekretaris harus memiliki keterampilan yang lebih luas. apa saja keterampilan seorang sekretaris sebagai berikut:
- Keterampilan Komunikasi : Mampu berkomunikasi secara efektif baik lisan maupun tertulis.
- Keterampilan Manajemen Waktu : Mampu mengatur jadwal, dan dapat menyelesaikan tugas dalam batas waktu yang ditentukan.
- Keterampilan Teknis : Mampu mengetahui tentang sistem manajemen, dan teknologi komunikasi.
- Keterampilan Organisasi : Mampu mengatur suatu informasi
- Keterampilan Kerjasama : Mampu bekerja sama dalam waktu dan cepat beradaptasi
Sekian artikel yang saya buat hari ini, selamat membaca artikel ini semoga dapat bermanfaat bagi kita semua.
