Hallo, di artikel kali ini aku mau berbagi informasi atau ilmu mengenai etika dalam rapat. Pasti banyak dari kita yang pernah dan sering melakukan rapat bukan? Baik rapat di sekolah, di kantor, dan juga rapat di berbagai organisasi. Biasanya di dalam rapat apa aja sih yang harus kita siapkan sebagai anggota atau peserta rapat atau sebagai pembicara dalam rapat? Kalau kalian ingin tahu, yuk simak etika dalam rapat yang akan aku jelaskan di artikel ini. Tapi untuk etika rapat kali ini, aku akan lebih menjelaskan mengenai etika rapat di kantor.
A. Pengertian Rapat
Berikut ini beberapa pengertian rapat:
- Rapat merupakan suatu bentuk pertemuan antara para anggota yang ada di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah terkait kepentingan bersama.Â
- Rapat merupakan bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.Â
- Rapat merupakan suatu pertemuan dimana ada suatu masalah yang dibahas untuk mencari solusi penyelesaiannya, yang diikuti olah banyak orang dan dipimpin oleh seseorang, dimana hasilnya dapat dilaksanakan dan dipertanggung jawabkan.
Suatu rapat diadakan jika :
– Pimpinan memerlukan sumbangan pikiran atau pendapat.
– Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
– Keputusan Pimpinan agar rapat dilaksanakan secara berkala.
B. Fungsi Rapat
Fungsi rapat yaitu :
- Â Untuk memecahkan masalah
- Â Untuk menyampaikan informasi
- Â Sebagai forum demokrasi
- Â Sebagai alat koordinasi yang baik
- Â Sebagai sarana bernegosiasi
- Â Sebagai sarana pembentukan peraturan
C. Tujuan Rapat
Tujuan diadakannya suatu rapat biasanya adalah hal hal berikut ini:
- Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
- Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai penurunan gaji pegawai.
- Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
- Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
- Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
- Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
- Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya dari orang-orang yang teribat di dalamnya.
D. Jenis-jenis RapatÂ
Dibawah ini adalah jenis-jenis rapat:
- Â Jenis Rapat Berdasarkan Tujuannya
- Rapat Penjelasan yaitu suatu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
- Rapat Pemecahan Masalah yakni sebuah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan masukan.
- Rapat Perundingan ialah salah satu jenis rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang berselisih.
- Jenis Rapat Berdasarkan Sifatnya
- Rapat Resmi (Formal Meeting) yaitu rapat yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
- Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting) ialah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.
- Rapat Terbuka yakni salah satu jenis rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
- Rapat Tertutup merupakan sebuah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.
- Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya
- Rapat Mingguan ialah suatu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin.
- Rapat Bulanan yaitu salah satu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
- Rapat Semesteran yakni sebuah jenis rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
- Rapat Tahunan merupakan jenis rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat dewan komisaris
- Jenis Rapat Berdasarkan Frekuensinya
- Rapat Rutin yaitu salah satu jenis rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contohnya rapat rutin mingguan.
- Rapat Insidental ialah sebuah bentuk rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus di selesaikan bersama dengan segera.
E. Etika Mengikuti Rapat
Jika seorang pegawai diundang untuk mengikuti rapat atau menjadi peserta rapat maka memiliki fungsi sebagai berikut:
- Sebagai penyumbang data & pendapatÂ
- Sebagai penyimpulÂ
- Sebagai penerima hasil keputusanÂ
- Sebagai pembantu pimpinanÂ
Berikut ini adalah beberapa hal yang harus diperhatikan jika kita menghadiri atau mengikuti rapat :
- Hadiri setiap undangan rapat, jika tidak dapat hadir, informasikan dan minta izin dengan alasan yang jelas.
- Jika menerima undangan rapat yang meminta kita untuk memberi konfirmasi kehadiran, hendaknya kita memberi informasi kepada pengundang.
- Jika kita menduduki jabatan tertentu dan tidak bisa hadir sedangkan agenda rapat sangat penting, maka kita bisa mengutus salah satu pegawai untuk menghadiri rapat.
- Jika kita diutus pimpinan untuk rapat tetapi tidak bisa hadir, sebaiknya kita ungkapkan dan beri alasan yang dapat dipertanggungjawabkan, jangan melimpahkan tugas kepada rekan kerja tanpa seizin pimpinan.
- Jika kita menghadiri rapat dalam rangka mewakili pimpinan, perhatikan batas peran dan wewenang yang diberikan pimpinan.
- Berpakaian pantas untuk menjaga citra diri dan perusahaan terlebih menghadiri rapat di instansi/perusahaan lain.
- Hadirlah tepat waktu, lebih baik jika hadir 10-15 menit lebih awal.
- Non aktifkan handphone atau gunakan vibration (getar).
- Berusahalah berpartisipasi aktif pada setiap pembicaraan dalam rapat, jika memiliki ide atau gagasan, ungkapkan.
- Berikanlah tanggapan, gagasan, usulan, setelah diberi kesempatan oleh moderator atau pimpinan rapat.Â
- Ungkapkan gagasan, tanggapan, usulan dengan bahasa yang umum, yang bisa dimengerti oleh semua peserta rapat dan dengan volume/tempo yang sedang.
- Beri perhatian sepenuhnya pada setiap pembicaraan dalam rapat, tidak melamun, bermain handphone, tidak asyik menggambar, tidak berbicara dengan peserta rapat sebelahnya.
- Gunakan bahasa yang sopan dalam mengungkapkan tanggapan termasuk dalam mengungkapkan ketidaksetujuan terhadap tanggapan orang lain.
- Hargai setiap tanggapan, pendapat dan usulan setiap peserta rapat.
- Hindari kebiasaan memotong/menginterupsi pembicaraan peserta/pemimpin rapat.
- Hindari kebiasaan mendominasi pembicaraan dalam rapat.
- Hindari tindakan memojokkan/menghakimi peserta rapat dengan mengungkit /mengungkap masalah pribadinya.
- Hindari tindakan yang dapat mengganggu jalannya rapat, misalnya keluar masuk ruangan rapat, membuat suara berisik, main mata atau berbicara dengan bahasa isyarat dengan peserta rapat yang duduk berjauhan.
- Buatlah jalannya rapat dan hasilnya dengan teliti dan obyektif, sebagai arsip pribadi maupun sebagai bahan laporan kepada pimpinan.
- Hindari kebiasaan meninggalkan rapat sebelum rapat berakhir.
F. Etika Memimpin Rapat
Jika kita ditunjuk sebagai pimpinan rapat atau penyelenggara rapat, maka hal-hal yang harus kita perhatikan adalah sebagai berikut:
- Seorang pemimpin rapat bertanggung jawab atas isi dan distribusi undangan rapat.
- Tentukan peserta yang hendak kita undang, tentunya orang-orang yang benarbenar kompeten. Undangan rapat minimal diterima peserta rapat 2 atau 3 hari sebelum rapat diselenggarakan.
- Sebelum memimpin rapat, pelajari problematika agenda rapat.
- Periksa dan cek hal-hal teknis demi kelancaran rapat, seperti ruangan, jumlah kursi sesuai dengan jumlah peserta rapat, materi atau hand out, multi media, sound system, hidangan snack/coffee break, dan lain-lain.
- Pimpinan rapat hendaknya hadir tepat waktu atau lebih baik hadir 10-15 menit sebelum rapat dimulai.
- Saat membuka rapat, ungkapkan beberapa hal seperti: salam, ucapan terima kasih atas kehadiran peserta, agenda rapat, alasan dan tujuan rapat, prosedur pembahasan dan waktu rapat.Â
- Agar dapat berdiri diatas semua pihak, tidak boleh mengungkapkan pandangan pribadi tentang suatu masalah yang sedang diperbincangkan.
- Sebagai pemudah komunikasi (fasilitator) sebaiknya penampilan kita sebagai pimpinan rapat harus meyakinkan.
- Atur volume dan artikulasi, tempo suara pembicaraan kita dengan baik agar tidak menimbulkan salah persepsi.
- Berikan seluas mungkin kesempatan kepada peserta rapat untuk memberikan tanggapan, pendapat dan usulan.
- Hindari tindakan mendominasi pembicaraan selama rapat berlangsung.
- Hindari kebiasaan memotong/menginterupsi pembicaraan peserta rapat.
- Pandang dan beri perhatian pada seluruh rapat.
- Pelihara ucapan/ungkapan sehingga tidak menyinggung perasaan peserta rapat.
- Hindari ungkapan bernada sombong atau meremehkan peserta rapat.
- Hindari memanfaatkan rapat sebagai alat atau media pembenar pendapat kita.
- Kembalikan arah dan fokus pembicaraan ke permasalahan pokok dengan segera jika pembicaraan sudah menyimpang dari agenda rapat atau permasalahan pokok.
- Pelihara emosi, baik dalam sikap, ucapan maupun tindakan.
- Hindari kata-kata kasar dan kotor.
- Jika ada peserta rapat mendominasi pembicaraan, kita dapat mengalihkan pembicaraan kepada peserta rapat lain tanpa menyinggung perasaan orang tersebut.
- Jika ada peserta rapat yang pasif, bantu mereka dengan cara memancing yaitu memberikan pertanyaan terbuka.
- Jika ada peserta rapat yang bicara sendiri atau asyik dengan dirinya sendiri, kita dapat menanyakan sesuatu tanpa menegur dengan mempermalukannya.
- Hindari meninggalkan rapat sebelum rapat berakhir.
- Buat catatan dan kesimpulan rapat secara benar dan obyektif.
- Tutup rapat sesuai dengan rencana waktu.
- Ucapkan terima kasih kembali kepada peserta rapat dan salam penutup saat penutupan rapat.
Nah, itulah informasi mengenai etika rapat di kantor, semoga dapat membantu teman-teman sekalian.
Terima kasih Â
